通常，企事業單位的活動記錄對于出席的領導、嘉賓的呈現較為關注，而一些小型的品牌方和個人則對于品牌（人物）形象的展示表現出重視和關照。對于一些硬指標的要求必須在前期就要牢記，比如人物的出場次序，必須露面的嘉賓名單，品牌LOGO的呈現方式和次數等信息。
由于活動只有一次，很多精彩和關鍵的畫面轉瞬即逝，所以對于影像工作者來說，必須確保此類硬性指標萬無一失，否則一旦有失誤則意味著“硬傷”，后期無法再進行彌補。與活動主辦方完成第一次信息對接后進入前期籌備環節，在此基礎上，影像工作者必須根據主辦方的要求、活動的場地、活動現場的燈光條件、音響條件來配備活動當天的設備和人員。
